Fragen & Antworten


Häufig gestellte Fragen zu eyevip


Allgemeine Themen

Was ist eyevip?
eyevip ist eine Event Management Software, die Dein Einladungs- und Gästemanagement zu 100% digital abwickelt und Dich somit vor, während und nach Deinem Event begleitet. eyevip ist ein einfaches und intuitives Tool für Jedermann. Vom Event Manager, Marketing Manager und Personal Assistants bis hin zum CEO und Veranstalter - mit eyevip gibst Du der ganzen Organisation ein Tool an die Hand, das Kosten, Zeit und Nerven spart. So macht Eventmanagement richtig Spass.
Wie lange ist eyevip schon im Geschäft?
eyevip hat seinen Ursprung in einer massgeschneiderten Individual-Lösung für die Abwicklung von sämtlichen VIP Events einer mehrtägigen Grossveranstaltung an verschiedenen Orten und in verschiedenen Sprachen.

eyevip wurde als Produkt von der .eyecatcher AG entwickelt, welche seit 1998 u.a. auf die Entwicklung von individuellen Software-Lösungen spezialisiert ist. Im Jahr 2016 wurde eyevip in eine eigenständige Firma, die eyevip AG, umgewandelt.

eyevip ist bereits seit mehreren Jahren bei diversen Kunden erfolgreich im Einsatz. Mit Hunderten von Events und tausenden Einladungen bewährt sich eyevip als eine der meist verlauften Tools im Bereich Einladungs- und Gästemanagement in der Schweiz. Nicht nur die neuesten Sicherheitsstandards und modernste Infrastruktur, sondern auch die einfache Usability und die modulere Erweiterbarkeit gehören zu den Dingen, die eyevip's Kunden besonders schätzen.
Wie funktioniert eyevip?
eyevip ist zu 100% digital. Du kannst somit zu jeder Zeit über einen Webbrowser auf Deine Events und Gästelisten zugreifen. Bei der Erstellung eines eyevip-Kontos kannst Du dich dann über eine Login-Seite direkt in Dein Konto einloggen und mit der Eventplanung beginnen. Aktuell bieten wir mit eyevip keine Version an, die lokal auf einem Computer heruntergeladen und installiert werden kann.
Wie kann ich eyevip testen?
Der schnellste und einfachste Weg, um eyevip zu testen, ist über unsere Website. Hier kannst Du über unser Demo Event den Anmeldeprozess und die Einladungen für Deine Gäste testen. Alternativ hast Du auch die Möglichkeit, direkt über das Kontaktformular eine Demo per Screensharing zu vereinbaren.
Gibt es irgendetwas, das ich herunterladen muss, um eyevip zu benutzen?
eyevip ist zu 100% digital, d.h. ohne zusätzliche Installationen oder Downloads nutzbar. Alles was Du brauchst, ist ein Gerät mit einem aktuellen Webbrowser und eine Verbindung zum Internet.
Wie kann ich ein Konto mit eyevip erstellen?
Um eyevip nutzen zu können, benötigst Du eine der verfügbaren Lizenzen. Diese erwirbst Du aktuell über die direkte Kontaktaufnahme mit dem eyevip Team. Rufe uns gerne unter +41 43 499 29 19 an oder sende uns eine E-Mail an hello@eyevip.ch.
Wie schnell kann eyevip den Service in Betrieb nehmen – mein Event findet bald statt?
eyevip gibt es für Dich fast auf Knopfdruck. Je nach Komplexität und Anforderungen, kann unsere Event Management Software innerhalb weniger Minuten für Dich betriebsbereit gemacht werden.
Mit Events möchten wir Menschen persönlich begegnen – warum sollten wir dazu eine Online Software nutzen?
eyevip ersetzt natürlich keine persönliche Begegnungen. Wir schaffen Begegnungen! Wir vereinfachen Prozesse und ermöglichen es, effizienter zu planen und mehr aus Deinem Event zu machen.

Preise

Welche verschiedenen eyevip Pakete kann ich beziehen? Wie sieht das Pricing Modell hierfür aus?
Für die Nutzung von eyevip bieten wir diverse Lizenzmodelle an. Informiere Dich doch einfach auf unserer Website über die verschiedenen Möglichkeiten. Je nach Anforderungen bieten wir auch massgeschneiderte Lizenzpakete, mit denen Du in der Ausgestaltung noch flexibler bist.
Wir sind ein kleines Unternehmen, das nur wenige Events organisiert. Ist eyevip auch für uns geeignet?
Absolut. eyevip ist modular aufgebaut und Du nutzt und zahlst nur das, was du auch wirklich benötigst. Nicht nur für Grossunternehmen, sondern auch für kleine Veranstalter und/oder Agenturen bieten wir schnelle und kostengünstige Lösungen an.
Welche zusätzlichen Kosten entstehen?
eyevip ist modular aufgebaut und ermöglicht individuelle Funktionserweiterungen. Du zahlst nur das, was Du benötigst. Alles Wichtige rund um alle Funktionen und Dienstleistungen findest Du auch auf unserer Website.
Wie kann ich die eyevip Erweiterungen beziehen? Wie sieht das Pricing Modell hierfür aus?
Wir setzen auf persönlichen Kontakt mit unseren Kunden. Alle Erweiterungen kannst Du im direkten Austausch mit einem Ansprechpartner aus dem eyevip Team beziehen.

Wir beraten Dich gerne zu Deinen Anforderungen und schnüren Dir ein für Dich passendes Gesamtpaket.

Grundlegende Informationen rund um die Preise und Lizenzmodelle findest Du auch auf unserer Website.
Gibt es Mindestvertragslaufzeiten? Wie kann ich kündigen?
Nutzt Du eyevip für 10 Events im Jahr oder beziehst eine Lizenz für eine unlimitierte Anzahl von Events pro Jahr, gilt für Dich eine Mindestvertragslaufzeit von 1 Jahr. Die Jahreslizenz kann schriftlich mit einer Frist von 2 Monaten vor Ablauf bzw. Erneuerung zum Monatsende gekündigt werden. Ohne Kündigung verlängert sich die Lizenz automatisch um ein weiteres Jahr.
Wie kann ich mit eyevip meinen ROE (Return on Event) steigern?
Unsere Event Management Software eyevip ist darauf ausgelegt, Deine Veranstaltungen gesamthaft zu verbessern. Mit eyevip erhöhst Du die Zusage- und Teilnahmequoten, Du optimierst arbeitsintensive Prozesse und reduzierst die Kosten mit intelligenter E-Mail Automatisierung. Mit eyevip können Benutzer jeden Aspekt des Kommunikationsprozesses mit personalisierten und gezielten E-Mails und Landingpages individualisieren. Gleichzeitig schaffst Du damit das Excel-Chaos ab und betreibst effizientes Gästemanagement. eyevip ermöglicht Dir einen automatisierten Versand von Reminder E-Mails für alle Gäste, die noch nicht auf Deine Einladung reagiert haben - mit einer zweiten und dritten Versandrunde kannst Du Deine Zusagequote nochmals steigern. Insgesamt reduziert eyevip nicht nur Deine Kosten durch den Ersatz von Druck- und Portokosten mit elektronischem Einladungsversand, sondern liefert auch Statistiken in Echtzeit. Hiermit quantifizierst Du Deinen Return on Investment (ROI) und vermittelst direkte Erfolgsmessung an alle Stakeholder. Unsere Kunden sehen echten Mehrwert auf der gesamten Wertschöpfungskette.

Sicherheit & Datenschutz (DSGVO)

DSGVO - was ist das?
DSGVO steht für Datenschutz-Grundverordnung. Mit diesem neuen Datenschutzgesetz, das am 25. Mai 2018 in allen EU-Mitgliedsstaaten in Kraft tritt, werden Unternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten stärker in die Verantwortung genommen (weitere Infos hier).
Betrifft mich die DSGVO als Unternehmen mit Sitz ausserhalb der EU?
Grundsätzlich gilt die Datenschutzgrundverordnung für alle Unternehmen, die ihren Sitz in der EU haben. In den folgenden Fällen unterliegst Du aber auch mit einem Firmensitz ausserhalb der EU dieser neuen Regelung:
  • Du hast eine Niederlassung in der EU
  • Du verarbeitest personenbezogene Daten von EU-Bürgern (natürlichen Personen) mit Wohnsitz in der EU
Ich organisiere Events nur in der Schweiz. Betrifft mich die DSGVO trotzdem?
Die DSGVO betrifft Dich dann, wenn Du Privatpersonen z.B. aus Deutschland oder Frankreich zu Deinem Anlass in die Schweiz einlädst. In diesem Fall verarbeitest Du die Daten dieser Personen, d.h. Du solltest Dich unbedingt mit dem neuen Datenschutzgesetz befassen.
Was sind personenbezogene Daten?
Personenbezogene Daten sind allgemeine Daten zur Biographie und Lebenssituation, Daten aus dem Privatleben, Daten über Aussehen und Verhalten, Daten zur Gesundheit und Daten am Arbeitsplatz:
  • Geburtstag
  • E-Mail-Adresse
  • Zivilstand
  • Anschrift
  • Kontodaten
  • Politische Meinung
  • Religion
  • IP-Adresse
  • Browser-Cookies
  • Fotos
  • Haarfarbe
  • Gewicht
  • Krankheitsgeschichte
  • Fitnessdaten
  • Zeiterfassung
  • Lohn
  • Zeugnisse
Brauche ich eine Einwilligung zur Datenverarbeitung von meinen Gästen?
Ja, unbedingt. Wenn Du im Rahmen Deiner Einladungen z.B. Daten zu Teilnehmerlisten, Flugbuchungen, Hotelunterkunft, Programmteilnahme oder Mietwagen abfragst und verarbeitest, benötigst Du hierfür die Einwilligung Deiner Gäste. Dabei ist es besonders wichtig, dass Du Deine Gästen darüber informierst, welche ihrer Daten zu welchem Zweck bearbeitet werden. In eyevip kannst Du im Anmeldeformular zu Deinen eigenen Datenschutzrichtlinien verlinken.
Welche Daten darf ich abfragen und welche nicht?
Grundsätzlich solltest Du nur die Informationen abfragen, die im Rahmen Deines Gästemanagements erforderlich sind. Das ist natürlich manchmal gar nicht so einfach. Denn manchmal können Allergien, Behinderungen oder Religion eine Rolle spielen, damit Du Deine Massnahmen (Menüauswahl, barrierefreier Zugang, Gebetsräume, etc.) treffen kannst. Hier gilt der Grundsatz: weniger ist mehr.
Besteht ein Recht auf Opt-out seitens meiner Gäste?
Absolut. In eyevip sind standardmässig in jedem Template Checkboxen für die Opt-out Regelung eingebunden, so dass Deine Gäste sich mit ihrer E-Mail-Adresse von Deiner Kommunikation abmelden können. Das funktioniert im Grunde genauso wie bei Deiner Newsletter-Kommunikation, die Du wahrscheinlich ausserhalb von eyevip durchführst.
Wie sind meine Account Informationen abgesichert?
Wir legen hohen Wert auf Datenschutz und Datensicherheit. Du entscheidest, welche Daten in eyevip hinterlegt werden. Daten Deiner Gäste bleiben in der Schweiz und werden nicht an Dritte weitergegeben. Wir legen alles verschlüsselt auf Finma-konformer Infrastruktur (ISO-27001) in der Schweiz und auf Wunsch auch auf EU-Servern ab.
Was passiert wenn das eyevip System temporär nicht verfügbar ist?
Mit allen eyevip Installationen haben wir aktuell eine Verfügbarkeit von 99.95%. Wir streben eine Verfügbarkeit von 99.98% an. Aber wie bei anderen webbasierten Systemen gilt, dass Du bei Verbindungsschwierigkeiten zum Internet oder Downtime auf unserer Seite während dieser Zeit nicht auf Deine Daten zugreifen kannst.
Wie sieht es mit der Sicherheit aus und wo liegen meine Daten?
Unsere Server befinden sich in zwei georedundanten Finma-konformen ISO-27001 Datencentern in der Schweiz. Durch unsere Kunden aus den Branchen Versicherung und Bankwesen durchlaufen wir regelmässig Security Assessments (unabhängige Sicherheitsbeurteilung) und Pen-Tests (Softwaresicherheitsprüfung). Auf Wunsch können wir eyevip auch auf einem Server in einem Land der EU einrichten.

Support

Kostet zusätzliche Unterstützung?
Je nach Lizenzmodell, ist der Support bereits in Deiner Jahresgebühr enthalten. Falls nicht, bieten wir verschiedene Support Pakete an, die Du, zusätzlich zu Deiner Lizenz, erwerben kannst.

In unseren Standard Support Paketen sind die folgenden Leistungen enthalten:
  • Konzeption
  • Design
  • Programmierung (Change Requests, kleine Neu-Entwicklungen)
  • alles Senior Level, auf Stundenbasis
  • First-, Second- und Third-Level Support
    (9.00-17.00, an Werktagen im Kanton Zürich)
Das Support Paket läuft aus, sobald kein Stundenguthaben mehr vorhanden ist. Es findet keine automatische Verlängerung statt.

Für weitere Details kontaktiere uns gerne direkt.
Bietet eyevip einen Kundendienst an?
Ja. Je nach Deinem vereinbarten Support-Paket kannst Du uns gerne über hello@eyevip.ch kontaktieren. Wir bearbeiten Deine Anfragen in der Regel innerhalb von wenigen Stunden. Wir sind an 5 Tagen in der Woche von 9.00 bis 17.00 für Dich da.

Wir vereinbaren auch Service Level Agreements (SLA) mit Dir, sofern Du weitergehende Support-Leistungen wünscht. Hierzu kannst Du uns gerne direkt kontaktieren. Ein Ansprechpartner aus dem eyevip Team wird dann gerne einen für Dich passenden Vertrag ausarbeiten.
Wir haben keine internen IT-Ressourcen oder Hardware.
Kein Problem. Mit eyevip benötigst Du, ausser Deinem eigenen PC, keinerlei zusätzliche Hardware. Wir bieten Full-Hosting und Support, so dass Du auch bzgl. Infrastruktur und IT Ressourcen auf uns zählen kannst.
Wie hilft eyevip mir in meinem Job als Event Manager oder Veranstalter?
eyevip ist einfach, professionell und organisiert. Ein echtes Organisationstalent, das Dir sämtliche Aufgaben vor, während und nach Deinem Event abnimmt. Mit eyevip kannst Du wichtige Prozesse effizienter machen und minimierst so den Gesamtaufwand für den Veranstalter. eyevip ist zu 100% digital ausgerichet. Damit sparst Du Zeit und Geld. Mit der Personalisierung Deines Registrationsprozesses schaffst Du sogar einen erheblichen emotionalen Mehrwert für Deine Gäste.

Statistiken & Reports

Wie können Statistiken und Reports zum Event abgerufen werden?
Ganz einfach. Mit den jeweiligen Statistiken in Deiner Eventübersicht hast Du jederzeit Einsicht in den aktuellen Zusagestatus Deiner Gäste. Über die Statistik einzelnen Events kannst Du sehen, wie viele Gäste Du bereits eingeladen hast, wer zu- und wer abgesagt hat und wem Du nochmals eine Erinnerung senden solltest. Alles auf einen Blick und in Echtzeit.
Ist ein Export der Daten möglich und in welchem Datenformat?
Ja. Du kannst eine Excel-Vorlage aus Deinem Event herunterladen, die Daten Deiner Gäste abfüllen und dann ganz bequem wieder hochladen. Nach Deiner Veranstaltung kannst Du nochmals einen Download machen, um die finalen Gästedaten bei Dir lokal abzulegen oder nochmals eine weitere Auswertung zu fahren.

Gäste & Mailversand

Was ist eine Online Registrierung?
Online-Registrierung ist schnell und unkompliziert.

Du möchtest eine Registrierung zu Deinem Event anbieten, die sicher, schnell und so unkompliziert ist, dass sie Deinen Gästen sogar Spass macht? Du möchtest Deine Kosten für postalische Einladungen reduzieren und nicht diverse Dienstleister hierfür koordinieren müssen? Du möchtest, wenn möglich, sogar ganz auf die Papierform verzichten und lieber im Zeitalter der Digitalisierung mitmachen? Du möchtest Deinen Gästen state-of-the-art Kommunikationsmöglichkeiten bieten und Deine Vorgänge für alle mobile Endgeräte zugänglich machen?

Genau das kann eyevip und Online Registrierung. Wir ermöglichen ein rundum ansprechendes Erlebnis für Dich und Deine Gäste.
Kann ich meine vorhandenen Daten in mein eyevip Konto importieren?
Klar. Das funktioniert über einen einfachen Excel-Upload. Du musst hierzu die Daten Deiner Gäste in einer vorgegebenen Struktur im Excel-Format abspeichern. In einem zweiten Schritt kannst Du dann diese Liste in eyevip hochladen. Dir stehen nun alle Informationen online in der digitalen Gästeliste zur Verfügung.
Wann nutze ich die manuelle Registrierung?
Falls am Event auch Gäste sind, die eingeladen wurden, sich aber nicht angemeldet haben, kannst Du diese auch vor Ort beqeuem über die Check-in Funktion abrufen. Alles, was Du dazu benötigst, ist Zugang zum Internet und Zugriff auf Dein eyevip Konto. Du kannst entweder in der Check-in Liste auf alle eineladenen Gäste filtern oder mit wenigen Klicks neue Gäste manuell hinzufügen.
Kann ich meine Gäste auch per Brief einladen?
Selbstverständlich kannst Du Deine Gäste auch per Brief einladen. Die Gäste können sich dann mit einem persönlichen Code auf einer Landingpage anmelden. Es ist ganz Dir überlassen, wie Du den Einladungsprozess gestalten möchtest. Wir beraten Dich gerne.
Wie können Gäste sich für mein Event registrieren?
Mit eyevip kannst Du in wenigen Schritten elektronische Einladungen versenden.

Jeder Gast erhält seine personalisierte Einladung und gelangt von der E-Mail auf ein personalisiertes und vorausgefülltes Anmeldeformular, in dem nochmals zusätzliche Angaben gemacht werden können.

Nach Versand des Formulars gelangt der Gast auf eine Landingpage mit weiteren Informationen und bekommt eine automatische Anmeldebestätigung mit allen Details.
Wann ist die beste Zeit ein E-Mail zu schicken?
Unserer Erfahrung nach hängt das generell von verschiedenen Faktoren ab.

Wir haben aber festgestellt, dass, wenn Du Einladungen an einem Dienstag gegen 10.00 Uhr versendest, die Öffnungsraten und Reaktionen erheblich höher sind als an anderen Tagen und zu anderen Zeitpunkten in der Woche.

Benutzer

Können auch andere Personen bzw. Mitarbeiter mein Event bearbeiten?
Mit einem integrierten Rollen- und Rechtemanagement kannst Du selbst bestimmen, was andere Personen aus Deinem Eventteam in eyevip sehen bzw. machen können.

Hierzu kannst Du jeweils Rollen und Rechte vergeben, so dass z.B. jeder Benutzer nur die Events sieht, welche ihm zugeteilt wurden oder dass ein Benutzer nur Texte eines ausgewählten Events bearbeiten, aber keine E-Mails versenden kann.

Zur Vereinfachung der Benutzerverwaltung empfehlen wir, die Rechtevergabe entsprechend der Verantwortungsbereiche, Funktionen und Fähigkeiten in Deinem Unternehmen zu organisieren.

Wir beraten Dich gerne.

CI / CD

Lassen sich die E-Mails und Seiten an das Design meiner Organisation anpassen?
Absolut. Mit eyevip kannst Du E-Mail- und Landingpage-Vorlagen ganz nach Deinen Wünschen in Deinem CI/CD erstellen lassen.

Wir bieten vollumfängliches Mapping auf Deine Designvorgaben an oder lassen auch alternativ nur kleinere Anpassungen machen. Sprich uns hierzu gerne direkt an. Wir beraten Dich gerne.

Kompatibilität

Kann ich mit meinem Tablet oder Smartphone auf mein eyevip Konto zugreifen?
eyevip ist in der aktuellen Version eine Desktop-Anwendung. Für alle E-Mails und Landingpages ist unser Tool jedoch vollständig im Responsive Design entwickelt, d.h. Deine Gäste können auf Einladungen auch bequem von unterwegs reagieren.
Welche Browser werden von eyevip unterstützt?
Wir stellen mittels Testing sicher, dass die Webinhalte standardmässig für die zur Zeit aktuellsten Browser-Versionen optimiert und funktionsfähig sind. Die Webinhalte sind maximal bis zur folgenden Browser-Version kompatibel: Internet-Explorer 11, Firefox 26.0, Safari 5.2, Chrome 40.0, Opera 12.2.